Goede informatie is van belang binnen een bedrijf. Workflow management richt zich dan ook op het efficiënt en effectief beheren van informatie. Elke organisatie maakt op een dag tientallen beslissingen die essentieel kunnen zijn. Daarbij is juiste informatie ontzettend belangrijk. In dit artikel wordt er nader gekeken naar workflow management en wat voor voordelen het met zich mee brengt.
Wat zijn de voordelen van workflow management?
Je ziet het in deze tijd steeds meer voorkomen bij bedrijven, workflow management. Waarom is dat vraag je je af? Dit komt omdat klanten vandaag de dag een steeds meer complexere reis doorlopen, waarbij contactmomenten groeien en daardoor informatie versnipperd raakt. Dat maakt het extra moeilijker voor bedrijven om het overzicht te houden. Daar komt workflow management om de hoek kijken. Dit biedt bedrijven de kans aan om bedrijfsvoering te optimaliseren en daarnaast het rendement te verhogen. Dit met dezelfde – of soms zelfs met minder – inspanningen.
Overzicht en het inzicht bij workflow management
Om altijd het overzicht te bewaren als manager binnen een bedrijf is niet makkelijk. Zeker bij grote bedrijven heb je grote hoeveelheden processen en informatiestromen. Goede sturingsinformatie is noodzakelijk om de koers van je bedrijf uit te stippelen. Met workflow management heb je altijd toegang tot de meeste recente en actuele informatie. Een aantal voorbeelden van soorten informatie is verkoopinformatie, doorlooptijd processen en beschikbaarheid en planning van het personeel. Het automatiseren van processen via workflow zorgt ervoor dat je te allen tijde de statussen en taken kunt volgen via een dashboard. Je kunt daardoor tijdig ingrijpen en correcte beslissingen maken.
Workflow zorgt voor efficiënter werken
Gebruik je workflow management binnen je bedrijf, dan zorgt dat voor een efficiëntere werkwijze. De processtappen wordt geautomatiseerd en toegekend aan de juiste personen. Daardoor wordt de rolverdeling duidelijk, voorkom je dubbel werk, is het automatiseren van repeterend werk mogelijk en kan er gedetailleerde documentatie van processen plaatsvinden. Daarnaast kan je met workflow management de levenscyclus van documenten bewaken. Denk hierbij aan bewaartermijnen, herzieningstermijnen en vernietigingstermijnen. Zo kan je een document voor een vooraf gestelde termijn automatisch aanbieden voor review, archief of vernietiging. Je ziet dit vaak bij contractmanagement, kwaliteitsdocumenten en personeelsdossiers.
Voorkom met workflow faalkosten
Fouten en faalkosten kunnen binnen een bedrijf gereduceerd worden met behulp van een workflow. Het zorgt ervoor dat de juiste informatie terecht komt bij de juiste persoon op de juiste tijd. Als er iets niet volgens plan loopt dan heb je inzicht in de processen door middel van de documentatie.